A title

Image Box text

Modules.

WinCar gebruiken zoals u nodig heeft.

Het softwarepakket is zo gebouwd dat u naast de basis modules kunt kiezen voor het gebruik van optionele modules. Van offerte & ordercalculatie tot en met financieel management, WinCar ontzorgt geautomatiseerd in al uw bedrijfsprocessen.

Heeft u vragen of wilt u liever direct contact ter bespreking van de mogelijkheden? Wij helpen u graag bij het maken van de meest geschikte keuze!

Basis Modules Optionele Modules

Basis Modules.

Met deze module kunnen offertes gemaakt worden van zowel prijslijst voertuigen als voorraad voertuigen welke daarna afgedrukt of gemaild kunnen worden. Alle bijbehorende handelingen zijn mogelijk, zoals calculatie van het in te ruilen voertuig en bewaken van de follow-up acties. De offertes kunnen doorgezet worden naar een verkooporder, waarna vanuit deze order automatisch een werkorder t.b.v. het gereedmaken aangemaakt kan worden, en er kan automatisch een verkoopfactuur gegenereerd worden.

Het vervaardigen van aan- en verkoop nota’s van voertuigen. Rechtstreeks in deze module, of vanuit een verkooporder. Op verkoopfacturen kan direct een in te ruilen voertuig vermeld worden, welke dan vervolgens als een aankoop verwerkt wordt. Voor het vrijwaren is een compleet geïntegreerde koppeling met RDC en/of VWE beschikbaar. Het berekenen en administreren van de BPM (rest)bedragen is volledig geautomatiseerd. Na een aankoop of verkoop zal
een voertuig automatisch de bijbehorende status “voorraad” of “klantvoertuig” krijgen.

Voor het aanmaken van werkorders en werkplaatsfacturen voor uit te voeren werkzaamheden op voorraad- en klantvoertuigen. Vanuit één werkorder kunnen meerdere facturen aangemaakt worden. Alle bijbehorende handelingen kunnen worden vastgelegd en/of uitgevoerd: vervangend vervoer, pakketprijzen, garantie & coulance, vaste omschrijving van verrichtingen, flatrate tijden, berekening klein materiaal en milieuheffing, geïntegreerde koppeling met RDC en/of VWE diensten, prijsopgave’s, melding beschikbaarheid onderdelen, nacalculatie etc. Tevens zijn de meest belangrijke koppelingen met externe systemen beschikbaar, zoals Aldoc, Mijn Grossier en diverse EPC systemen.

Voor het volledig voorraadbeheer in het magazijn. Bestelregels kunnen automatisch zijn gegenereerd vanuit geboekte onderdelen op de werkorders of baliefacturen. Tevens kunnen automatisch bestelregels aangemaakt op basis van een besteladvies. Bestellingen kunnen gemaakt worden specifiek voor een klant of het voertuig, zodat gewerkt kan worden met het “just in time” principe. Bestellingen kunnen per mail of op een andere wijze verzonden worden aan de
leverancier. Artikelnummers behoeven slecht 1 maal ingevoerd te worden, om vervolgens beschikbaar te zijn op werkorder, baliefactuur, bestelling, pakbon en inkoopfactuur. Verder geeft deze module de mogelijkheid tot alle noodzakelijke functies t.b.v. de verkoop van onderdelen, zoals onderdeel offertes, onderdeel orders, onderdeel facturen en verzamelfacturen (met meerdere orders).

Compleet geïntegreerde koppelingen met alle belangrijke diensten van het RDC en/of het VWE, zoals Raadplegen Voertuigen, APK afmelden, Voertuigscan XML, Online Registratie Bedrijfsvoorraad en BPM. Binnen deze module kunnen APK-formulieren en Vrijwaringsbewijzen en worden afgedrukt. Gegevens zoals BPM bedragen, APK vervaldatum en Technische Voertuiginformatie kunnen automatisch in WinCar verwerkt worden.

Hiermee kunnen de journaalposten van alle voertuig gerelateerde facturen en pakbonnen welke in WinCar vervaardigd zijn gecontroleerd worden verwerkt naar WinCar Financieel of naar een ander financieel pakket. Tevens kunnen de NAW- gegevens van de debiteuren en de crediteuren worden doorgezet naar het financiële pakket. Het doorzetten van deze gegevens kan naar wens gebeuren na opdracht in WinCar, of automatisch tijdens een vooraf ingestelde vaste routine.
Tevens kunnen in deze module globalisatie- en betalingsoverzichten gemaakt worden en heeft men de mogelijkheid om de periodieke herwaardering van de voorraad voertuigen te administreren.

Er wordt een standaard bibliotheek (gerubriceerd per afdeling) van overzichten beschikbaar gesteld. Alle overzichten kunnen naar wens volgens eigen inzicht samengesteld worden door te kiezen voor de gewenste selectie of sortering. Bijna alle overzichten starten met een beknopte weergave van de informatie, waarna kan worden doorgeklikt naar verschillende detailniveaus. Alle gegevens kunnen naar wens uitgevoerd worden op papier, naar HTML, of naar
Excel. Het is tevens mogelijk om voor overzichten welke periodiek over een vaste periode vervaardigd moeten worden, een automatische routine aan te maken.

In deze module kunnen de monteurs in de werkplaats d.m.v. een barcodescanner de gewerkte tijden registreren op de betreffende werkorder, zodat vervolgens de werkplaatsreceptie vanuit de werkorder kan zien wie, en hoeveel uur gewerkt is aan een werkorder. Tevens wordt aan de werkplaatsfacturist in de vorm van een efficiëntie percentage de verhouding getoond tussen bestede- en gefactureerde tijd. Dit om te voorkomen dat er bij facturering vergeten wordt om uitgevoerde werkzaamheden te belasten. Naast het klokken door de werkplaats biedt deze module de mogelijkheid om een volledige aanwezigheidsregistratie te voeren voor alle medewerkers, met registratie van contracturen t.o.v. aanwezige uren, en het bijhouden van verlof- en andere afwezigheidsuren. Deze module geeft tevens de mogelijkheid om via een barcodescanner onderdelen op de plek van afgifte op de werkorder te zetten.

De module systeembeheer is speciaal ontwikkeld voor applicatiebeheerders. Door de overzichtelijke menustructuur is het voor de applicatiebeheerders eenvoudig om inrichting te controleren of, indien nodig, aan te passen. Het autorisatiebeheer is via deze module te benaderen en ook nieuwe gebruikers en medewerkers kunnen snel via systeembeer aangemaakt worden.

Hier worden diverse functionaliteiten beschikbaar gesteld voor bedrijven met meerdere vestigingen en/of meerdere merken. De vestigingen hebben hiermee de mogelijkheid om te werken met centrale gegevens, zoals klanten, voertuigen, documenten etc. Ook kan de vestigingen uitgebreid inzage worden verleend in elkaars gegevens, zoals onderdelenvoorraad, voertuigvoorraad, offertes, etc. Daarnaast is het mogelijk om vanuit één vestiging te werken met meerdere administraties. De transacties tussen vestigingen onderling voor bijvoorbeeld onderdelen en voertuigen kunnen middels intercompany functionaliteiten worden verwerkt zodat de administratieve afhandeling van deze boekingen tot een minimum beperkt blijft.

Speciale functionaliteit voor het printen en registreren van tellijsten, waarvan indien gewenst automatisch voorraadcorrecties aangemaakt worden. Tevens kunnen hier courantheids termijnen voor de onderdelenvoorraad ingesteld worden, zodat de courantheid van de onderdelenvoorraad bewaakt kan worden.

Zeer uitgebreide mogelijkheden om gewenste selecties in WinCar te maken, bijvoorbeeld: APK mailingen, commerciële mailingen (specifieke klantgroepen/voertuigmodellen), aftersales (frequentie werkplaatsbezoeken). Deze mailingen kunnen naar wens per brief of per mail verzonden worden. Bij mailingen per mail, waarbij geen e-mailadres van de klant bekend is, kan automatisch een brief worden afgedrukt. Het is mogelijk om automatisch follow-up acties aan te maken in de geïntegreerde actie agenda.

WinCar biedt de functionaliteiten om de verschillende afdelings overschrijdende processen te ondersteunen door middel van actiesets en checklisten. Middels deze actiesets en checklisten kunnen essentiële stappen in het proces worden gemonitord waarbij de synergy tussen de verschillende afdelingen gewaarborgd kan worden.

Binnen WinCar heeft u met Multi-login de mogelijkheid om WinCar meerdere keren op te starten onder dezelfde gebruikersnaam, zonder dat dit ten koste gaat van een gebruikerslicentie. U kunt dan bijvoorbeeld de pakbon open laten staan terwijl u een balieorder aanmaakt, een factuur opzoeken zonder de werkorder af te sluiten, of een verkooporder openen terwijl u bezig bent met een offerte. Kortom, u hoeft dus het onderhanden werk niet direct te sluiten om zaken die tussendoor komen op te kunnen pakken.

Wij hebben interfaces met de volgende merken

Optionele modules.

“Het beste van twee werelden”

Automotive ICT Solutions B.V. heeft ervoor gekozen om op basis van KING Software (Finance) een geïntegreerd financieel pakket te leveren. Hierdoor zijn wij in staat u het beste van twee werelden te bieden:

Een financieel pakket dat voldoet qua functionaliteit en gebruik aan de huidige en toekomstige marktverwachtingen en maximale integratie heeft met WinCar. Binnen WinCar Financieel beschikt u over rapportages die zowel financiële als niet-financiële gegevens uit beide pakketten kunnen weergeven. Uiteraard zijn er standaard functies beschikbaar zoals: debiteurenbewaking, rekening-courant, grootboek verbijzondering, vaste activa en telebankieren.

Wat is het doel van het WinCar Financieel?

Het doel van WinCar Financieel is om het de gebruiker zo gemakkelijk mogelijk te maken met de financiële administratie. Daarbij is er gekeken naar wat er geautomatiseerd kan worden zodat er tijd over blijft voor analyse en de verbetering van de bedrijfsvoering.

Voordelen

  • Veel bedrijfsprocessen zijn geautomatiseerd. Hierdoor bent u minder tijd kwijt met het maken van journaalposten en houdt u tijd over voor controle en analyse;
  • Door de gebruikersvriendelijke interface is het programma gemakkelijk in gebruik en door de uitgebreide help-functionaliteit is er veel informatie te vinden per onderwerp;
  • Indien gewenst kunt u informatie overhalen naar Microsoft Excel of Word. Ook kunt u rapporten als  PDF-bestanden opslaan of direct als bijlage verzenden per e-mail;
  • Helpdeskondersteuning en consultancy voor WinCar Financieel wordt door Automotive ICT Solutions B.V. geleverd. Hierdoor heeft u één aanspraakpunt voor zowel WinCar als voor WinCar Financieel.

Sinds jaar en dag worden er tussen de dealer en de importeur afspraken gemaakt over uit te keren bedragen bij verkoop van specifieke modellen, aantallen of een mix hiervan. Binnen de automotive zijn de veelgebruikte termen voor dit principe: ondersteuning, bonus of bijloop. Binnen WinCar wordt bijloop gebruikt als term om het zojuist beschreven fenomeen aan te duiden.

Als u het verzenden en opvolgen van mailings volledig uit handen wilt geven, is deze optie een mogelijkheid. Vanuit WinCar kan geautomatiseerd de relevante informatie beschikbaar gesteld worden aan CareMail, zodat zij de mailingen kunnen verzenden en opvolgen. Om van deze optie gebruik te maken, dient u een overeenkomst te hebben afgesloten voor CareMail bij Inmotiv.

Onder de productnaam WinCar “Digitale planning” introduceert Automotive ICT Solutions B.V. de oplossing voor het centrale planbord. Uiteraard met een koppeling naar internet zodat uw klanten en geïnteresseerden gemakkelijk toegang hebben tot uw bedrijf. De digitale planning biedt u de volgende oplossingen:

  • Afsprakenplanner op basis van de beschikbare capaciteit gekoppeld aan de afwezigheidsregistratie en verlofplanning;
  • Acceptatie van aanvragen tot onderhoud vanaf internet;
  • Response via e-mail, brief of telefoon;
  • Inplanning van werkzaamheden, vervangend vervoer, werk derden en haal- en brengservice;
  • Inzicht in voortgang werkplaats (gerealiseerd afgezet tegen planning);
  • Overzicht werkorders met binnenkomst, vertrek en andere bijzonderheden;
  • Plannen voor meerdere werkplaatsen op één locatie;
  • Inzage in skills van de verschillende medewerkers en de activiteiten van de werkorders.

Automotive ICT Solutions B.V. en Bluem payment services slaan de handen in één en introduceren met de WinCar Betaallink betaalgemak in de automotive sector. Tot nu worden werkplaats- en verkoopfacturen door de consument handmatig betaalt via een overboeking. Met iDEAL is het intikken van betaalgegevens niet meer nodig. Via de link betaalt men eenvoudig met 1-klik. Dit is winst voor de consument die op ieder device de autofactuur direct kan afhandelen, wanneer en waar dan ook. En winst voor het autobedrijf die zijn nota’s sneller en foutloos betaald krijgt.

Met de Interface NAW Dealer Importeur, kortweg INDI, hebben NDA en RAI Auto de oplossing gecreëerd voor het niet langer verstrekken van NAW-gegevens door het RDW ten behoeve van de merk dealers. Doelstelling van INDI is u altijd te voorzien van actuele en betrouwbare gegevens. Faciliterend zorgt het RDC voor de opslag, validatie en uitwisseling van deze gegevens tussen importeur en merkdealers. Het RDC registreert nauwkeurig wie welke gegevens heeft aangeleverd en aan wie deze volgens de eigenaar mogen worden doorgeleverd.

Kost het u veel aandacht en tijd uw website actueel te houden? De WinCar Internet Connector biedt u de oplossing. Automotive ICT Solutions B.V. heeft reeds langere tijd een samenwerking met een groot aantal uitgevers in Nederland waaronder NDC, HDC, MGL, Hexon en Holding Telegraaf voor een nieuwe faciliteit op Internet op gebied van pre-press, multi publishing en management informatie voor de Automotive Sector. Hierbij wordt op slimme wijze gebruik gemaakt van automotive branchesystemen. Belangrijk onderdeel van de Internet Connector is dat uw advertentie-inhoud via internet efficiënt wordt doorgegeven aan uitgevers van occasion-portals.

Kost het u veel tijd uw kasgelden en pinbetalingen dagelijks kloppend en compleet te krijgen? Of werkt u door dit probleem het kasboek maar 1 keer per week bij ? De optie Kassa-opmaakmodule biedt u de oplossing. Bij iedere factuur kunt u de wijze van betaling registreren, ook deelbetalingen en incomplete betalingen. Van deze betalingen is het mogelijk op zogenaamde kassabonprinters een bewijs van betaling af te drukken wat zeker handig is indien er bijvoorbeeld op een order een deel van het bedrag voldaan wordt. Alle uitgaven en ontvangsten worden via deze module geregistreerd, ook bijvoorbeeld het contant betalen van de glazenwasser e.d. Per betalingspunt wordt aangegeven welke betaalwijzen toegestaan zijn, uiteraard kan maar 1 kassalade per betalingspunt worden gebruikt.

Dit is een aanvullende optie op de module Werkplaats Management en/of de optie Digitale planning die het mogelijk maakt om vanuit WinCar het verhuurpakket RentWise te starten, en om vanuit WinCar relevante gegevens mee te nemen naar RentWise, zodat in dat pakket de huurovereenkomst verder afgewikkeld kan worden. Om van deze optie gebruik te maken, dient u een Rentwise overeenkomst te hebben afgesloten bij CarWise.

ROB is een communicatie systeem dat leasemaatschappijen en hun toeleveranciers ondersteunt op het gebied van Reparatie, Onderhoud en Banden en het daaraan gerelateerd vervangend vervoer. Het systeem zorgt voor een efficiënte administratieve afwikkeling van de onderlinge transacties.

Maakt u gebruik van het product SAM / GSF van Uname-IT? Dan heeft u de optie om deze te koppelen met WinCar.

Deze koppeling bestaat uit:

  • Klanten- en voertuigen exporteren vanuit WinCar naar SAM;
  • Definitieve offertes importeren en exporteren in WinCar;
  • De voordelen van deze synchronisatie mogelijkheid zijn:
  • Geen dubbele invoer meer noodzakelijk;
  • Waardebepaling (inruil) auto meenemen vanuit SAM;
  • De kans op fouten wordt geminimaliseerd.

WinCar telefonie integratie is de oplossing om WinCar te integreren met uw telefonie.

Zo biedt WinCar telefonie integratie de mogelijkheid om bij een binnenkomend gesprek een pop-up scherm te tonen met allerlei relevante gegevens van de beller. Daarnaast biedt WinCar telefonie integratie ook allerlei mogelijkheden om op basis van WinCar data klanten te bellen en inzicht te verkrijgen in de gevoerde telefoongesprekken.

Werking

POP-UP BIJ BINNENKOMEND GESPREK

Zodra er een telefoongesprek binnenkomt en het gesprek door een medewerker wordt aangenomen verschijnt er een pop-up scherm. Hierin vindt u allerlei relevante informatie uit WinCar om de klant snel en adequaat te woord te kunnen staan. U ziet meteen welk auto(‘s) de klant rijdt en ook of er openstaande werkorders zijn en nog veel meer. Alleen het feit dat u de klant het gevoel geeft dat u weet wie u aan de lijn heeft geeft uw klanttevredenheid een grote impuls.

 PHONEBOOK

De WinCar telefonie integratie stelt op basis van de klantgegevens uit WinCar ook een telefoonboek beschikbaar. Hierin kunt u klanten en leveranciers snel opzoeken en vervolgens met één druk op de knop bellen. Tijdens het gesprek heeft u vervolgens direct inzage in allerlei gegevens van de betreffende klant zoals o.a. de auto’s van de klant, werkplaatshistorie en de telefoonhistorie.

Daarnaast geeft het Phonebook u inzage in uw gesprekshistorie d.m.v. een persoonlijke Startpagina waar u het telefonisch contact van een bepaalde dag terug kunt zien.

“De Digitale Werkorder zorgt voor de transparantie die klanten willen”

Binnen de meeste werkplaatsen is de afhankelijkheid van de papieren werkorder nog steeds groot. Veel zaken met betrekking tot deze werkorder worden op de werkorder geschreven en in geval er gecommuniceerd moet worden tussen de werkplaats en receptie vindt dit in de regel plaats doordat de monteur naar de receptionist loopt of vice versa. Hetzelfde geldt voor levering van onderdelen.

Voordelen

  • Alle communicatie rondom het afhandelen van een werkorder verloopt digitaal, waardoor de efficiency toe neemt omdat er geen noodzaak meer is om naar elkaar toe te lopen;
  • Er wordt inzicht verschaft in de voortgang van het werkplaatsproces, waardoor het makkelijker wordt om zaken te verklaren en bij te sturen. Hierdoor kan het proces waar nodig worden geoptimaliseerd.
  • Er ontstaat een mogelijkheid om een uniforme werkwijze af te dwingen;
  • Het complete dossier wordt digitaal opgebouwd, waardoor er geen onderhanden werk meer blijft liggen omdat er nog zaken moeten worden geadministreerd nadat de werkorder is uitgevoerd. Hierdoor kan er direct worden gefactureerd.
  • De mogelijkheid bestaat om zaken te centraliseren;
  • Besparing van papier en dossier ruimte.

Meer dan 40+ contactmomenten met uw klanten automatiseren? Maak gebruik van het gloednieuwe WinCar Sociaal. Wij helpen u maar al te graag om een zo kwalitatief mogelijke beleving voor uw klanten te realiseren. Om deze reden bieden wij u de mogelijkheid om uw klantcontact volledig te automatiseren. Samen creëren en automatiseren we contactmomenten die waarde toevoegen voor uw klanten. Een melding voor een bandenwissel, onderhoudsafspraak of proefrit? Volledig gestoeld op uw huisstijl? De mogelijkheden zijn eindeloos! Op basis van proactieve signalering en slim gebruik van data uit het Dealer Management Systeem wordt klantgerichtheid naar een hoger niveau getild.

Til klantgerichtheid naar een hoger niveau.

  • Verbeter uw marketingresultaat en maak aantoonbaar verschil in klantbeleving
  • Versterk uw naamsbekendheid door uw merk nog vollediger uit te dragen
  • Maak gebruik van onze communicatieprofessionals voor ontzorging op het gebied van tone of voice, call to actions en design
  • Overtref de verwachtingen van uw klanten door exact in te spelen op de behoeften en daarmee te excelleren in klanttevredenheid

Krachtige inzet van klantcontact.

  • Selecteer welke contactmomenten u wilt automatiseren
  • Wij verzorgen herkenbare e-mailtemplates, brieven en sms-berichten in uw eigen huisstijl
  • Uw klant kan altijd eenvoudig eigen gegevens beheren via het persoonlijke klantprofiel
  • Volledige integratie met WinCar zodat u altijd over de meest actuele data beschikt

Om gebruik te kunnen maken van WinCar Sociaal dient edlink geactiveerd te worden, dit zal verzorgd worden door Autosociaal B.V. te Hengelo. De optie WinCar Sociaal is dan ook een samenwerking tussen Automotive ICT Solutions B.V. en Autosociaal B.V.

Naast de Modules en Opties bieden wij meer koppelingen en functionaliteiten waar u gebruik van kunt maken binnen WinCar

  • MicroCat / Superservice menu’s
  • RDC Transactioneel
  • VWE
  • Parex
  • Mijn Grossier
  • ESI (Bosch Car Service)
  • ATS – Max
  • Postcode validatie via Webservices.nl
  • SMS versturen vanuit WinCar
  • MS-Office (Word, Excel, Outlook)
  • Diverse onderdelen catalogi
  • Online Planmodule via Cartel
  • Whatsapp